Od 2026 roku niemal każdy podatnik VAT będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

• Od 1 lutego 2026 r. trzeba być przygotowanym do odbierania faktur zakupowych poprzez KSeF.
• Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych e – Faktur obejmie przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 milionów złotych.
• Od 1 kwietnia 2026 r. e-Fakturowanie stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 r. nie przekroczyła 200 milionów złotych (z wyjątkiem najmniejszych przedsiębiorców wymienionych niżej).
• Od 1 stycznia 2027 r. wystawianie e-Faktur będzie obowiązkowe dla najmniejszych podatników (miesięczny obrót do 10 tys. zł). 

Informacje o KSeF są rozproszone w wielu aktach i dokumentach. Do końca 2025 r. MF będzie udostępniać kolejne elementy systemu: otwarte testy API, aplikację do kodów QR, testową Aplikację Podatnika KSeF 2.0 oraz nową strukturę JPK_V7M. Wdrożenie KSeF w firmie to złożony proces. To praca nie tylko dla informatyków, lecz także konieczność integracji systemów finansowo-księgowych, weryfikacji danych, zmian w procedurach fakturowania, ustalenia uprawnień użytkowników i dostosowania obiegu dokumentów do nowych przepisów.

Po pierwsze – budowanie kompetencji czyli SZKOLENIA z KSeF Rozpocznij przygotowania. Zbuduj świadomość i usystematyzuj wiedzę zespołu. Proponujemy zamknięte szkolenia KSeF, dostosowane do specyfiki działalności Twojej firmy i profilu uczestników. W przystępny sposób omawiamy m.in. regulacje podatkowe, strukturę logiczną e-Faktury, materiały o KSeF od Ministerstwa Finansów i praktykę organów skarbowych, a także praktyczne działanie KSeF (wystawianie/odbiór faktur, zarządzanie procesem wdrożenia, najczęstsze wątpliwości przedsiębiorców). Szkolenia dostępne są w różnych wariantach dla poszczególnych grup pracowników:

1. Szkolenie dla zarządu – przekrojowe szkolenie, które w przystępnej formie (1 godzina) przedstawi istotę obowiązkowego KSeF, faktury ustrukturyzowanej oraz szanse i wyzwania dla Państwa organizacji związane z wejściem w życie nowego standardu fakturowania. 2. Szkolenie dla pionu finansowo-księgowego – pełny zakres merytoryczny, uwzględniający zarówno kwestie omawiane w pozostałych wariantach, jak i wiedzę i praktykę dotyczącą innych aspektów funkcjonowania KSeF. Czas trwania: ok. 5-6 godzin. 3. Szkolenie dla pracowników wystawiających faktury – szkolenie skoncentrowane na wiedzy i praktyce dotyczącej wystawiania faktur ustrukturyzowanych, uwzględniające także omówienie zasad działania KSeF na ogólnym poziomie. 4. Szkolenie dla pozostałych pracowników – sskierowane przede wszystkim do osób, które dokonują zakupów lub zawierają transakcje w imieniu spółki, np. podczas delegacji lub pracy w terenie. Szkolenie uwzględnia także omówienie najważniejszych kwestii dotyczących funkcjonowania KSeF. Czas trwania: ok. 1 godzina. 

Po drugie - mapa drogowa czyli ANALIZA LUK i PLAN WDROŻENIA Oceń, czy procesy wewnętrzne (np. obieg dokumentów, uprawnienia personelu) trzeba zmienić. Zaplanuj działania. Proponujemy wykonanie tzw. analizy luk-audytu zmierzającego do zidentyfikowania obszarów procesu wystawiania i odbierania faktur oraz elementów systemu finansowo-księgowego, które wymagają uwagi podczas wdrażania KSeF. Badanie obejmuje:


1. Ocenę zgodności istniejących procesów, systemów i danych z wymaganiami KSeF. 2. Identyfikację luk technicznych, organizacyjnych i prawnych, które mogą zagrozić terminowej realizacji ustawowego obowiązku KSeF. 3. Zdefiniowanie planu działań naprawczych – (PLAN WDROŻENIA) – priorytety, harmonogram i odpowiedzialności.

Co badamy?



1. PROCESY - obieg faktur sprzedażowych i zakupowych, korekty, faktury zaliczkowe, kasy fiskalne, MPP, JPK; punkty styku z klientami i dostawcami. 2. DOKUMENTY - faktury i dokumenty towarzyszące, umowy, procedury fakturowania. 3. UPRAWNIENIA - zakresy odpowiedzialności personelu.

Co dostarczamy?

Wynikiem naszych prac będzie praktyczny raport, w którym: Podsumujemy stan „zero”. 1. Wskażemy luki z opisem ich konsekwencji. 2. Zaproponujemy działania naprawcze. 3. Zarysujemy plan wdrożenia.

Po trzecie – sprawdzenie skuteczności wdrożenia KSeF czyli AUDYT POWDROŻENIOWY Sprawdź czy wdrożenie zakończyło się sukcesem. Po wdrożeniu KSeF proponujemy dokonanie weryfikacji czy proces ten zakończył się zgodnie z oczekiwaniami. Celem audytu powdrożeniowego jest:


1. Zweryfikowanie skuteczności wdrożenia – czy faktury ustrukturyzowane są wystawiane, odbierane i archiwizowane zgodnie z wymogami MF oraz procedurami wewnętrznymi. 2. Ocena stabilności procesów i systemów po kilku miesiącach pracy w trybie produkcyjnym. 3. Potwierdzenie zgodności podatkowej – poprawność danych VAT, numerów KSeF w przelewach, terminowość korekt. 4. Identyfikacja obszarów dalszej optymalizacji i aktualizacja rejestru ryzyk.